Belediyelerde Faaliyet Raporu Hazırlama Süreci

Faaliyet Raporları AB'ye uyum sürecinde yapılan bir dizi yasal düzenlemeden belki de en önemlisi sayılabilecek 5018 s. Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41. maddesi ile literatürümüze girmiş, bu sayede mali saydamlık, hesap verebilirlik ve şeffaflık ilkelerinin sağlanmasına ve pekiştirilmesine imkan sağlamıştır. Bu yasaya göre kendilerine bütçe ile ödenek tahsis edilmiş her kamu idaresi her mali yıl için faaliyet raporu hazırlamakla yükümlü kılınmışlardır. Faaliyet Raporları; Performans Programları ve Stratejik Planlarla birlikte Stratejik planlamaya dayalı program bütçe sisteminin sac ayağını oluşturmaktadırlar. Ayrıca bu raporların kurum en yetkili karar organlarınca kabul edilmesi, bizzat idarenin üst yönetici tarafından yetkili makamlarla ve kamuoyuyla paylaşılması da raporların idarelerce en üst makamlarca sahiplenmesini sağlamıştır. Tüm kamu idarelerinin Stratejik Plan, Performans Programı ve Faaliyet Raporlarına Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığına bağlı Kamuda Stratejik Yönetim başlıklı internet sayfasından ulaşabilirsiniz.

Ayrıca özellikle belediyelerde, faaliyet raporları hesap verebilirlik adına önemli bir işlevi ifa etmektedir. Bu bağlamda 5393 s. Belediye Kanununun "Meclisin bilgi edinme ve denetim yolları" başlıklı 26. maddesinin ilgili kısımları şu şekildedir:

"Belediye başkanınca meclise sunulan bir önceki yıla ait faaliyet raporundaki açıklamalar, meclis üye tam sayısının dörtte üç çoğunluğuyla yeterli görülmezse, yetersizlik kararıyla görüşmeleri kapsayan tutanak, meclis başkan vekili tarafından mahallin mülkî idare amirine gönderilir. 

Vali, dosyayı gerekçeli görüşüyle birlikte Danıştaya gönderir. 

Yetersizlik kararı, Danıştayca uygun görüldüğü takdirde belediye başkanı, başkanlıktan düşer."

Bu madde kapsamında 2020 yılı Faaliyet Raporunun belediye meclisince uygun bulunmaması nedeniyle Sivas ilinin Hafik Belediye Başkanı Danıştay 8. Dairesinin 2021/3075 Esas, 2022/3252 Karar nolu kararı uyarınca  başkanlık ünvanını kaybetmiştir. Aynı şekilde Elazığ'ın Palu ve Yazıkonak ilçelerinin de 2019 yılı Faaliyet Raporları belediye meclislerince uygun bulunmayarak önce valiliğe oradan da Danıştay'a gönderilmiştir.

Belediyelerde Faaliyet Raporu

Belediyelerde faaliyet raporları her bir birim tarafından "Birim Faaliyet Raporu" olarak hazırlanır. Rapor ekine "Harcama Yetkilisi İç Kontrol Güvence Beyanı" da eklendikten sonra Strateji Geliştirme birimine gönderilir. Strateji Geliştirme Birimince konsolide edilen ve Kamu İdarelerince Hazırlanacak  Stratejik Planlar ve Performans Programları ile Faaliyet Raporlarına İlişkin Usül ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ekinde yer alan başlık ve belge planına göre şekillendirilen "İdare Faaliyet Raporu" başkan tarafından belediye meclisine sunulur. Faaliyet raporunun görüşüldüğü meclis toplantısına belediye başkanı değil, meclis başkan vekili başkanlık eder.

Faaliyet Raporu hazırlanması esnasında uygulanacak süreç şu şekildedir.

1.  Belediye Başkanı tarafından Strateji Geliştirme Biriminin koordinatörlüğünde oluşturulacak Faaliyet Raporuna esas teşkil edecek birim faaliyet raporlarının hazırlanmasına yönelik çağrı gönderilir.
2.  Belediye başkanı tarafından yapılan çağrıya istinaden kendilerine bütçe ile ödenek tahsis edilmiş her harcama birimi tarafından birim faaliyet raporu oluşturulur. Yıl içinde kapatılan birim varsa bu birimin faaliyet raporu o birime ait görev ve sorumluluklar ile proje ve faaliyetlerin devredildiği birim faaliyet raporuna eklenir. Kapatılan birim için ayrıca birim faaliyet raporu hazırlanmasına gerek yoktur. Hazırlanan birim faaliyet raporları "Harcama Yetkilisi İç Kontrol Güvence Beyanı" ile birlikte en geç şubat ayı sonuna kadar Strateji Geliştirme Birimine gönderilir.
3. Birimlerden gönderilen "birim faaliyet raporları" Strateji Geliştirme Birimi tarafından konsolide edilerek Kamu İdarelerince Hazırlanacak Stratejik Planlar ve Performans Programları İle Faaliyet Raporlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik eki olan Ek-1de yer alan başlık planına göre İdare Faaliyet Raporu hazırlanır. Bu faaliyet raporuna idare iç kontrol sistemine güvence veren daha önce birim faaliyet raporunun ekinde gönderilen "Harcama Yetkilisi İç Kontrol Güvence Beyanı"na ek olarak Mali Hizmetler Birim yöneticisi tarafından hazırlanan "Mali Hizmetler Birim Yöneticisi İç Kontrol Güvence Beyanı" ve üst yönetici tarafından hazırlanan "Üst Yönetici İç Kontrol Güvence Beyanı" da eklenir. 
4. Hazırlanan İdare Faaliyet Raporu Nisan ayı toplantısında belediye başkanı tarafından belediye meclisine sunulur. Birer örneği de Çevre ve Şehircilik Bakanlığı ile Sayıştay'a gönderilir. Belediye meclisinde faaliyet raporunun görüşüldüğü meclis toplantısına belediye başkanı değil 1. başkan vekili başkanlık eder. Belediye meclisi tarafından kabul edilen faaliyet raporu en geç nisan sonuna kadar belediyenin internet sayfasında kamuoyu ile paylaşılır.
5. Çevre ve Şehircilik Bakanlığına gönderilen belediye faaliyet raporu, bakanlık tarafından hazırlanacak Mahalli İdareler Genel Faaliyet Raporuna esas teşkil eder. Mahalli İdareler Genel Faaliyet Raporu izleyen haziran ayı 15ine kadar Çevre ve Şehircilik Bakanlığınca hazırlanır ve kamuoyu ile paylaşılır. birer örneği de Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığına ve Sayıştaya gönderilir. Sayıştay da mahalli idare faaliyet raporları hariç olmak üzere tüm idare faaliyet raporlarını, Genel Faaliyet Raporunu ve Mahalli İdareler Genel Faaliyet Raporunu görüşülmek üzere Türkiye Büyük Millet Meclisine sevkeder. 2021 yılı Mahalli İdareler Genel Faaliyet Raporuna buradan ulaşabilirsiniz.

Birim ve İdare Faaliyet Raporlarının Kapsamı

Birim ve idare faaliyet raporları,aşağıda yer alan bölümleri ve bilgileri içerecek şekilde hazırlanır:

a) Genel bilgiler: Bu bölümde, idarenin misyonu, vizyonu, teşkilat yapısı, mevzuatı, sunulan hizmetleri, insan kaynakları ve fiziki kaynakları ile yönetim ve iç kontrol sistemine ilişkin bilgilere yer verilir.

b) Amaçlar ve hedefler: Bu bölümde, idarenin stratejik planında yer alan amaç ve hedeflerine, faaliyet yılı önceliklerine, izlenen temel ilke ve politikalarına yer verilir.

c) Faaliyetlere ilişkin bilgi ve değerlendirmeler: Bu bölümde, aşağıda belirtildiği şekilde malî bilgiler ile performans bilgilerine detaylı olarak yer verilir:

    1) Malî bilgiler başlığı altında; kullanılan kaynaklara, bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, varlık ve yükümlülükler ile yardım yapılan birlik, kurum ve kuruluşların faaliyetlerine ilişkin bilgilere, temel malî tablolara ve bu tablolara ilişkin açıklamalara yer verilir. Ayrıca iç ve dış malî denetim sonuçları hakkındaki özet bilgiler de bu başlık altında yer alır.

    2) Performans bilgileri başlığı altında; idarenin stratejik plan değerlendirme sonuçları ile performans programında yer alan program,alt program ve faaliyetlerine, performans bilgilerinin gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, diğer performans bilgilerine ve bunlara ilişkin değerlendirmelere yer verilir.

ç) Kurumsal kabiliyet ve kapasitenin değerlendirilmesi: Bu bölümde, orta ve uzun vadeli amaç ve hedeflere ulaşılabilmesi sürecinde teşkilat yapısı, organizasyon yeteneği, teknolojik kapasite gibi unsurlar açısından bir mevcut durum değerlendirmesi yapılarak idarenin üstün ve zayıf yönlerine yer verilir.

d) Öneri ve tedbirler: Faaliyet yılı sonuçları ile genel ekonomik koşullar, bütçe imkânları ve beklentiler göz önüne alınarak idarenin gelecek yıllarda faaliyetlerinde yapmayı planladığı değişiklik önerilerine, amaç